物業(yè)服務(wù)企業(yè)的項(xiàng)目工程部肩負(fù)著確保小區(qū)內(nèi)各設(shè)備設(shè)施安全、可靠運(yùn)行的職責(zé)。依據(jù)筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，要做好工程部的工作，確保小區(qū)設(shè)備設(shè)施安全運(yùn)行，必須在項(xiàng)目接管的早期重點(diǎn)注意以下五個問題。

工程圖紙、技術(shù)資料的收集與歸檔物業(yè)服務(wù)企業(yè)接管小區(qū)以后，移交方有可能同時(shí)將相關(guān)的設(shè)備設(shè)施的工程圖紙和技術(shù)資料一并移交給物業(yè)服務(wù)公司。但在更多的時(shí)候，相當(dāng)多的圖紙、技術(shù)資料，移交方可能會以分期、分批的形式向物業(yè)服務(wù)公司移交。因此，前期工程部應(yīng)設(shè)立專職檔案員會同各專業(yè)主管人員做好工程圖紙、技術(shù)資料的整理、歸檔工作。應(yīng)按專業(yè)的劃分，將相關(guān)的圖紙、資料分類進(jìn)行整理、編號，并建立全部工程圖紙、技術(shù)資料的總目錄。購置專用檔案柜及檔案資料盒。將全部圖紙、技術(shù)資料分別置放、妥善保管。

在每個檔案柜上，應(yīng)以大小合適的口取紙或其它標(biāo)識材料做好標(biāo)識，注明該檔案柜內(nèi)的圖紙、技術(shù)資料的內(nèi)容;在每一個檔案資料盒內(nèi)的第一頁，應(yīng)是該盒內(nèi)各種圖紙、技術(shù)資料的詳細(xì)清單。建立嚴(yán)格的工程圖紙、技術(shù)資料的管理制度，以防止圖紙、技術(shù)資料的損壞和丟失。任何人借閱圖紙、資料時(shí)，均須做好借閱記錄，逾期不還的資料員/文員應(yīng)及時(shí)予以追回或辦理延期借閱手續(xù)。對于重要設(shè)備的技術(shù)資料(如設(shè)備使用說明書等)，應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。妥善保管好原件。重要設(shè)備的原始技術(shù)資料原則上不應(yīng)外借。

由于項(xiàng)目人員流動的必然性，一些存放于今人手中的設(shè)備技術(shù)資料，特別是前期顧問小組成員在項(xiàng)目現(xiàn)場所手繪的一些現(xiàn)場實(shí)際狀況的草圖、照片，可能會流失。而這些資料恰恰是日后日常管理的寶貴資料，前期工程經(jīng)理及專業(yè)主管應(yīng)特別引起重視。應(yīng)及時(shí)收集并做好備份工作。

設(shè)備初始檔案的建立

接管驗(yàn)收之后，作為工程管理部應(yīng)及時(shí)著手建立設(shè)備檔案，收集、整理設(shè)備的原始資料。首先，應(yīng)根據(jù)圖紙及實(shí)物建立一個所轄設(shè)備的清單(也可稱作設(shè)備總表)。如果在移交時(shí)，移交方已提供了總的設(shè)備清單，工程管理部各主管人員應(yīng)對其中的設(shè)備逐臺予以確認(rèn)，確保清單上設(shè)備的安裝位置、規(guī)格型號，服務(wù)區(qū)域與實(shí)際情況及設(shè)計(jì)圖紙相符。設(shè)備初始檔案資料包括：產(chǎn)品的合格證、產(chǎn)品的質(zhì)量證明書、設(shè)備的安裝使用說明書、設(shè)備的供貨合同、產(chǎn)品的檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備的安裝調(diào)試記錄、試運(yùn)行記錄、設(shè)備的安裝圖紙及裝配圖紙、設(shè)備的備品備件清冊、專用工具清單及使用方法說明、設(shè)備的改裝記錄、進(jìn)口設(shè)備的商檢報(bào)告等。這些資料必須妥善保管。重點(diǎn)設(shè)備技術(shù)資料的收集與整理重點(diǎn)設(shè)備包括冷水機(jī)組、電梯、鍋爐、消防中控系統(tǒng)設(shè)備和樓宇自控系統(tǒng)主機(jī)、保安監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)備、衛(wèi)星接收設(shè)備、電話交換機(jī)、高壓變配電設(shè)備、擦窗機(jī)、壓力容器及一些價(jià)值較高的進(jìn)口設(shè)備。對于上述設(shè)備技術(shù)資料的收集應(yīng)盡可能地做到完整。這樣對日后的設(shè)備維護(hù)是極為有益的。壓力容器、鍋爐、電梯及擦窗機(jī)設(shè)備等屬于特種設(shè)備，這些設(shè)備政府部門是要定期強(qiáng)制檢驗(yàn)的。因此，必須要進(jìn)行認(rèn)真的收集，力求齊全并要單獨(dú)妥善保管。

一般來說，物業(yè)服務(wù)企業(yè)項(xiàng)目工程部應(yīng)收集的重點(diǎn)設(shè)備資料包括：

電梯：產(chǎn)品合格證、電梯安裝合格證書、出廠裝箱明細(xì)表、電梯安裝工程施工技術(shù)資料。安裝使用維護(hù)保養(yǎng)說明書、電梯隨機(jī)圖紙、圖冊、質(zhì)量監(jiān)督核定證書。電梯安全檢驗(yàn)合格證、電梯安全使用許可證、電梯安全檢驗(yàn)報(bào)告書、起重機(jī)械安全技術(shù)檔案。

壓力容器：壓力容器清單、壓力容器使用說明書、壓力容器質(zhì)量證明書、設(shè)計(jì)圖紙(圖紙上須蓋有技術(shù)監(jiān)督部門的制造許可證章)、壓力容器的檢驗(yàn)報(bào)告書(由特種設(shè)備檢驗(yàn)所出具，進(jìn)口設(shè)備的壓力容器應(yīng)有市級政府部門的檢驗(yàn)及商檢報(bào)告)、壓力容器報(bào)裝申請單、壓力容器使用許可證、安全附件的檢驗(yàn)合格證(如安全閥等)。

鍋爐：鍋爐的資料除應(yīng)有壓力容器所述的資料外，還應(yīng)有受壓部件的強(qiáng)度計(jì)算書、鍋爐房的設(shè)計(jì)圖紙、安裝單位的資料等。

衛(wèi)星機(jī)房設(shè)備：除工程圖紙、技術(shù)資料外還應(yīng)有衛(wèi)星電視接收許可證。冷水機(jī)組：安裝圖紙、產(chǎn)品合格證、機(jī)組使用維護(hù)說明書、調(diào)試記錄、試運(yùn)行記錄、蒸發(fā)器/冷凝器的壓力容器的相關(guān)資料(見壓力容器的技術(shù)資料)、隨機(jī)專用工具及隨機(jī)備件清單等。

同所有的設(shè)備一樣，上述各種設(shè)備的售后服務(wù)信息資料應(yīng)該準(zhǔn)確地收集，內(nèi)容包括：售后服務(wù)單位的地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人，項(xiàng)目所在地有無辦事處等。這些資料均應(yīng)詳細(xì)整理列表作為設(shè)備檔案的一部分認(rèn)真保存。

對重點(diǎn)設(shè)備技術(shù)資料的收集和整理，還應(yīng)重視設(shè)備供貨合同中的一些事項(xiàng)，如設(shè)備保修期的起始及終止的時(shí)間，有些設(shè)備雖然我們已經(jīng)接管了，但因?yàn)檫€在保修期之內(nèi)，這時(shí)期如果設(shè)備出現(xiàn)故障，需要修理及更換零部件，就應(yīng)該請廠家人員來解決或提請移交方注意設(shè)備的檢修應(yīng)由廠方解決。這樣，既節(jié)省物力也節(jié)省人力，并免去了不必要的開支。還有，在大型設(shè)備的供貨合同中如冷凍機(jī)組的供貨合同，其中一般含有關(guān)于操作人員的培訓(xùn)事項(xiàng)。并且，關(guān)于培訓(xùn)的方式、地點(diǎn)及培訓(xùn)的費(fèi)用在合同中會有詳細(xì)說明。因此，收集此類資料更應(yīng)引起前期工程人員的重視。有時(shí)，因?yàn)闋砍兜皆S多方面的因素，我們拿不到供貨合同，此時(shí)作為前期工程的運(yùn)作人員應(yīng)盡可能主動地向移交方的有關(guān)人員了解這方面的內(nèi)容。

設(shè)備備品、備件的收集與管理設(shè)備備品、備件的收集應(yīng)引起前期工程管理人員尤其是工程經(jīng)理及專業(yè)主管的足夠重視。在這里著重提一下進(jìn)口備件的收集與整理工作。設(shè)備隨機(jī)可能帶有一些常用的易損件，如溫度、壓力的傳感器、水泵的機(jī)械密封、水封環(huán)，離心式冷水

機(jī)組的冷媒過濾器、潤滑油過濾器、水室蓋兒墊床等，還有設(shè)備檢修用的專用工具。這些備件、專用工具在接管應(yīng)注意重點(diǎn)收集、整理，這些備件、工具在設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，如果臨時(shí)采購將會有較長的供貨周期及比較昂貴的價(jià)格并且會對我們的服務(wù)工作有所影響。因此，接管后一定要及時(shí)入庫建帳，打印出清單并歸檔備查。

進(jìn)口設(shè)備的備品備件的收集還應(yīng)了解、掌握該設(shè)備的供貨渠道，在接收設(shè)備檔案時(shí)應(yīng)注意向移交方索要備件清單 (SPARELIST)，同所有設(shè)備一樣，要準(zhǔn)確掌握供貨商的信息(單位地址、單位名稱、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等)。進(jìn)口設(shè)備的備件，從其日后維修的角度來看，用量很小，因此購買困難并且價(jià)格昂貴。所以，在收集與管理時(shí)，必須引起足夠的重視。同時(shí)，避免因保管上的不當(dāng)而造成損壞及丟失。

市政設(shè)施接駁及竣工資料的收集與整理新建物業(yè)項(xiàng)目的供水、供電、天然氣及熱力、排水管道等市政工程的施工—般是由市政公司進(jìn)行。在對這些市政工程接駁資料收集時(shí)，應(yīng)注意了解具體的施工單位、聯(lián)系人的信息資料。例如，天然氣的供給是來自哪個管網(wǎng)所，應(yīng)了解其聯(lián)系人、聯(lián)系電話。要注意收集燃?xì)庹{(diào)壓站/箱的施工/竣工圖紙，管道的打壓記錄、關(guān)于調(diào)壓站的管理文件(自管還是由天然氣公司代管)。

因?yàn)?，如果是自管?yīng)有建設(shè)單位與天然氣公司簽署的自管協(xié)議，物業(yè)服務(wù)公司的人員要有上崗證，并且需要進(jìn)行專門的培訓(xùn)。

電力設(shè)施的施工/竣工資料的收集也很重要。供電電纜來自哪個開閉站，變電室設(shè)備的安裝單位的名稱、聯(lián)系電話、聯(lián)系人以及高壓供電設(shè)備的試驗(yàn)記錄等信息資料。

在收集這些市政工程接駁資料時(shí)，還應(yīng)注意收集建設(shè)單位的開工申請及相關(guān)的手續(xù)辦理的資料(供水、供電、供氣、排水等方面的協(xié)議或批文等)。室外供水、排水、供氣、熱力、電力管線等設(shè)施的竣工圖，竣工驗(yàn)收資料;項(xiàng)目供水指標(biāo)的確認(rèn)資料、水平衡的測試報(bào)告，節(jié)水管理部門主管人員的聯(lián)系電話等。